SAPWF

Introduction

Workflows werden mit der Komponente SAP Business Workflow des R/3 abgebildet werden und gehö-ren zur Basis eines SAP Systems. Ein Workflow besteht aus Einzelschritten, die von einem Sachbear-beiter evtl. zeitlich versetzt oder von unterschiedlichen Sachbearbeitern ausgeführt werden. Bestimm-te Schritte kann das System auch automatisch ohne Sachbearbeiter ausführen. SAP Business Workflow ist einer Integrationsschicht ‚oberhalb‘ der betriebswirtschaftlichen Standard-funktionen anzusiedeln und verwendet die existierenden Transaktionen, Funktionsbausteine und Re-ports. Nach wie vor können die bestehenden Transaktionen, FBs und Reports auch manuell aufgeru-fen werden. Die Bearbeiterfindung erfolgt auf Basis der Aufbauorganisation, die mit der Komponente Organisati-onsmanagement von R/3 (PD, Teil der Basis) definiert wird. HR wird oft separat verwaltet und ist nicht notwendig, kann aber damit synchronisiert werden. Jeder Workflow wird protokolliert, so dass eine Analyse von Laufzeiten und Prozessen möglich ist und die ausgeführten Schritte nachvollzogen werden können. Terminüberschreitungen werden überwacht und u.U. einem Supervisor gemeldet. SAP Business Workflow besteht aus:

• Funktionalität und Tools
• Integrationstools
• best-practice out of the box workflow-templates and wizards for workflow generation
• Web Flow for use in intranets or extranets
• Integration with Groupware products (Notes/Exchange)

Workflow Muster und Workflow Definition

Die Workflow Definition steuert den Geschäftsprozess. Sie besteht hauptsächlich aus Schritten und wird durch Ereignisse ausgelöst. Eine Workflow Definition kann in mehreren Versionen vorliegen, wo-bei eine die aktive Version ist. Wenn man im Quellsystem auch versioniert laufen D und P Versionen auseinander. Im P-System wird daher die Version immer in Bezug auf die Version im D-System abglegt (s. Workflow-Builder xxxx(xxxx)). Work¬flow Definitionen werden im Workflow-Editor bearbei-tet. Das Workflow-Muster beschreibt den Rahmen zu einer Workflow Definition. Dazu gehören die auslösenden Ereignisse, Zuordnung von Initialwerten, die Definition der Schnittstelle und natürlich die Referenz auf die Workflow Definition. Eine Workflow-Definition besteht aus einzelnen Blöcken und wird immer mit einem Ereignis gestartet und beendet. Es gibt mehrere Darstellungen für eine Workflow-Definition (Zusätze -> Optionen -> Grafik):

• Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPCs)
• Ohne ereignisgesteuerte Prozessketten (NoEPCs)
• klassiche ereignisgesteuerte Prozessketten (ClassicEPCs)

Abbildung 1: EPC -Darstellung

Manche Schritttypen erzeugen Ereignisse, manche haben einfach nur Ausgänge. Eine Aktivität ist der Schritttyp, bei dem zur Ausführungszeit eine Aufgabe (task) ausgeführt wird. In der Aufgabe wird durch das System oder den Anwender eine betriebswirtschaftliche Tätigkeit aus-geführt. Ob es sich dabei um eine Tätigkeit aus mehreren Schritten (Mehrschrittaufgabe) oder um einen Einzelschritt (Einzelschrittaufgabe) handelt ist erst in zweiter Linie relevant. Für eine Aktivität kann es mehrere Folgeereignisse geben. Standardaufgaben (mandantenunabhängig, planvariante-nunabhängig, ohne Gültigkeitszeitraum) sind von SAP ausgelieferte Vorlagen, die nicht verändert wer-den können, während Kundenaufgaben (obsolet, mandantenabhängig, planvariantenabhängig, mit Gültigkeitszeitraum) selbst definierte Aufgaben sind. Aufgaben werden, wie auch die übrigen Objekte des Organisationsmanagements, durch eine 8stellige Nummer mit vorangestellter Objekttypbezeich-nung (WS für workflow muster und TS für Standardaufgaben) identifiziert und durch Kürzel und Be-zeichnung beschrieben. Für alle neuen Workflows sollten laut SAP Einzelschrittaufgaben nur noch als Standardaufgaben und neue Mehrschrittaufgaben nur noch als Workflow-Muster angelegt werden.

Eine Einzelschrittaufgabe (TSnnnnnnn) fasst den funktionalen und organisatorischen Aspekt einer betriebswirtschaftlichen Tätigkeit zusammen. Anders gesagt: in der Definition einer Einzelschrittaufga-be festgelegt, was diese Einzelschriffaufgabe leistet und wer für ihre Ausführung berechtigt ist. Die Funktionalität ist durch genau eine Objektmethode ausgedrückt, die wiederum ABAP Code, ein Trans-aktionsaufruf, ein FB Aufruf oder ein Report-Aufruf enthalten kann. Die organisatorische Berechtigung für die Bearbeitung einer Einzelschrittaufgabe orientiert sich an -der Aufbauorganisation des Unter-nehmens. Die Kennzeichnung einer Aufgabe als generelle Aufgabe besagt, dass jeder berechtigt ist die Aufgabe im Dialog zu starten. Während sich eine Einzelschrittaufgabe immer auf eine Objektmethode bezieht, bezieht sich eine Mehrschrittaufgabe immer auf eine Workflow-Definition. Die Mehrschrittaufgabe bildet gewisser-maßen die äußere Hülle um eine Workflow-Definition. Die Mehrschrittaufgabe bildet den alleinigen Einstiegspunkt für die Workflow-Definition. Korrekterweise sind es nicht die Workflow-Definitionen, die als Workflow instanziiert werden, sondern die Mehrschrittaufgaben.

Subworkflows sind die Unterprogramme der Workflowdefinitionen. Subworkflows dienen dazu komplexe Workflows zu strukturieren.

Subworkflow	Mehrschrittaufgabe
Vorgangsinformation über den gesamten Verlauf	Instanzierung eines neuen Workflows, daher keine durchgehende Vorgangsinformation
Aufruf aus einer Workflow-Definition möglich	Aufruf aus einer Workflow-Definition möglich
der konkrete Aufruf eines Subworkflows A oder B kann von Vorgangsdaten z.B. der Höhe eines Betrags abhängen, wenn beide das gleiche Inter-face besitzen

Bei ContainerOperation und Ablaufsteuerung handelt es sich um Schritte, mit denen der Workflow auf sich selbst bzw. auf seinen Daten operiert. Bei einer Aktivität, einer Benutzerentscheidung oder einem Warteschritt können ein spätester Start-termin, gewünschter Endtermin und eine Frist (spätester Endtermin) angegeben werden. Die Termin-angaben beziehen sich immer auf einen Bezugstermin.